Vacature: Administratief medewerk(st)er bij Dick Vijn Logistiek B.V.
Wij zijn op zoek naar een administratief medewerk(st)er ter versterking van onze transportafdeling.
De organisatie waarin je terecht komt
Zowel uit onze missie als visie blijkt dat onze relaties met collega’s, klanten, leveranciers en alle andere belanghebbenden voor ons erg hoog in het vaandel staan. Wij geloven dat we door goed naar eenieder te luisteren, we samen steeds sterker kunnen groeien en we samen kunnen blijven verbeteren!
Bij ons is de sfeer laagdrempelig, koffie staat altijd klaar en we kunnen worden omschreven als een sociaal- en betrokken organisatie! Wij onderscheiden ons door persoonlijk contact, collega’s die handelen vanuit een passie en door de flexibele aard van de organisatie, kunnen wij altijd snel- en kwalitatief inspelen op (snel wijzigende) klantbehoeften.
Inhoud van de functie
- Het verwerken van vrachtbrieven, die zowel fysiek als digitaal worden ingeleverd. In principe is onze papierenstroom gedigitaliseerd, het nakijken van de correctheid en leesbaarheid is een groot onderdeel van jouw werkzaamheden. Tevens dienen de vrachtbrieven dagelijks helemaal compleet te zijn, van de voorgaande dag. Zijn ze er niet? Dan neem jij contact op met de transporteurs om dit in orde te maken.
- Dagelijks controleren van correctheid prestaties- en kostenkant in ons TMS-systeem. Het is belangrijk dat dit dagelijks in orde is, zodat de financiële administratie altijd tijdig kan factureren.
- Dagelijkse controle of de geregistreerde uren en kilometers- en hiermee hetgeen dat wordt gefactureerd en belast- overeenkomen met hetgeen wat de klant heeft geregistreerd. Dit gaat middels Excel bestanden, enige kennis van Excel is hierom zeker gewenst! Tevens zorg je dat dit dagelijks van de voorgaande dag overeenkomt, zodat de deadline wekelijks keurig wordt behaald!
- Op dinsdag sturen we de facturatie overzichten naar alle onze charters, dit is direct te exporteren vanuit ons TMS-systeem. Natuurlijk erg belangrijk dat dit tijdig en helemaal correct wordt verstuurd, zodat onze charters dit wekelijks zonder veel moeite aan ons kunnen factureren!
- Naast deze vaste taken, gaat de e-mailbox van onze transportplanning altijd door, hierom help jij met het invoeren van orders die per e-mail binnenkomen. Je zet deze in het TMS-systeem, zodat onze transportplanners deze kunnen inplannen!
- Het is van belang dat de palletadministratie goed wordt bijgehouden. Dit houd je (dagelijks) bij in het TMS-systeem, zodat wij altijd een accuraat beeld hebben van de standen.
- Op termijn kan je de transportplanning ook helpen met het opnemen van de telefoon en het beantwoorden van simpele vragen. Zo ondersteun je het team nog meer!
- Ondersteuning op gebied van aanvragen verlof, aanvragen chauffeurs, opvragen documenten bij incompleetheid schade bijvoorbeeld, ondersteuning andere afdelingen administratief bij verlof.
Tevens liggen er mooie uitdagingen tot verbeteringen omtrent het automatiseren van gegevensstromen naar ons TMS-systeem. Hier vertellen we je graag meer over, maar houd je van een leuke uitdaging? Dan hebben we die zeker voor je!
Denk je ook mee aan hoe we deze administratieve processen nog beter kunnen inrichten, super. We houden van collega’s die meedenken, zodat we continue van elkaar blijven leren!
